Alur Kerja Teleform

On the next article, kita sudah tau apa itu Teleform, gunanya untuk apa dan bagaimana gambaran utama prosesnya. Now, kita bisa move up to next step, untuk mendalami alur kerja Teleform itu seperti apa. Pada awalnya Teleform memang diciptakan untuk mengurangi beban kerja di perusahaan besar, menekan biaya investasi, dan memangkas ongkos operasional.

Pengguna-penggunanya seperti bank besar Citibank, di Amerika Serikat-pun masih membutuhkan media kertas untuk pengajuan aplikasi kartu kredit. Coba bayangkan untuk kasus UAN, kalau saja dikoreksi manual, pasti butuh banyak tenaga kerja, butuh waktu, butuh uang tambahan, butuh ini dan itu.

Teleform menggunakan 4 Cornerstone dan 1 buah ID di dalam desain formnya, hal ini untuk menjaga supaya form yang ada tidak tertukar.

Cornerstone bisa berupa kotak, bulat, atau siku, atau bahkan segitiga untuk menentukan area yang akan dibaca. Letaknya di pojok kertas, baik di atas maupun di bawah. Sedang ID Form (di gambar berupa angka di pojok kiri atas, 9522581709).


ID ini membedakan form satu dengan yang lainnya. Jadi pada saat bersamaan, kita bisa scan dan proses form yang berbeda ID sekalipun, dan Teleform akan memilahnya kemudian mengelompokkannya sesuai IDnya.

Teleform terdiri dari beberapa modul aplikasi (tergantung jenis lisensinya), a.l. :

1. Teleform Scan Station :: Tools untuk scanning, reading, atau membuat batch scanning.
2. Teleform Designer :: Form Designer tools
3. Teleform Reader :: Tools untuk melakukan reading form yang sudah diisi.
4. Teleform Verifier :: Tools untuk melakukan verifikasi terhadap form yang sudah discan.
5. Teleform AutoMerge Publisher :: Fungsinya mencetak form dengan data di dalam form berupa variabel. Fungsi ini mirip dengan AutoMerge milik Microsoft Office.
6. Teleform License Manager :: Tools manajemen lisensi Teleform.
7. Teleform Stats :: Menampilkan statistik dari form, verifier, maupun global teleform.

OK, kita start ke alur prosesnya.

1. Design Form
   Design
   Setting pada awal desain adalah jenis kertas, jenis form (ada 3 jenis form, Traditional :: untuk Fax, VersiForm :: untuk Scanning standard, Existing Form :: mengambil dari form yang dibuat diluar Teleform Designer).
   Auto-export Setup
   Setelah form diciptakan beserta desainnya, kemudian kita menentukan field / isian tersebut untuk dipetakan ke dalam database. Misalkan isian NAMA, setelah form selesai diproses, harus ditentukan masuk ke Field apa di database. Database bisa berupa macam-macam, baik Foxpro (*.DBF), Access (*.mdb), atau menggunakan ODBC Data Source yang tentunya lebih fleksibel dan makin banyak tipe databasenya yang bisa dieksport.
   Activating Form
   Terakhir adalah Aktivasi Form. Proses ini menjaga supaya form yang sudah kita desain, masuk ke status Final, dan tidak akan diubah-ubah lagi. HATI-HATI jika melakukan aktivasi form, karena sekali form diaktivasi dan kemudian di-edit, akan terjadi perubahan ID pada form.


2. Distributing
   Print Form
   Setelah form melalui proses design dan testing, maka form siap dicetak untuk didistribusikan ke responden. Responden adalah orang yang nantinya akan mengisi form yang sudah kita desain.
   Distribute
   Form didistribusikan / dibagikan.
   Returned to Us
   Kemudian Form dikembalikan ke kita untuk diproses.



3. Scanning
   Scanning Form
   Kita lakukan scanning form. Menggunakan Scanner Standard, memungkinkan untuk menggunakan Scanner ADF (Automatic Document Feeder).
   Reading
   File yang sudah discan tadi, kita proseskan ke Teleform Reader, untuk dibaca IDnya dan dikelompokkan menurut IDnya.
   Evaluating
   Di dalam proses Teleform Reader ini, dievaluate field dari isian tangan, menjadi bentuk digital, angka, huruf, atau logika tertentu.
   


4. Verify
   Verify if Needed
   Lakukan verify jika hasil proses Teleform menghasilkan kesimpulan yang tidak 100% mengenai hasil evaluating tadi. Verify ini dilakukan oleh kita, atau siapapun yang ditugaskan untuk verifikasi jika komputer ragu-ragu terhadap hasil Reading tadi.


5. Export Data
   Export to Database
   Disebut juga dengan Committing Data. Artinya data yang kita yakin sudah benar, kita lakukan Commit untuk kemudian diolah database atau aplikasi reporting lainnya.

Apa itu Teleform?

Kamu pasti udah sering ngerti apa itu yang namanya LJK (Lembar Jawab Komputer), yang dipake anak-anak SMA untuk UAN, ato anak-anak les untuk Try Out. Kita dulu juga sering ngalami itu, ngisi LJK pake pensil hitam 2B khusus komputer.

Tapi pernah gak kita ngerti apa yang dipake untuk melakukan evaluasi, ato cek jawaban ini dan itu pake komputer? Pasti pake komputer laah...., tapi software ato hardware apa yang dipake? Kalo standard UAN sekarang, masih pake mesin OpScan yang harganya jutaan, dan gak mudah dapet sparepart-nya. Sekarang sudah mulai melirik tidak menggunakan mesin OMR (Optical Mark Reader - Engine atau mesin yang digunakan untuk membaca posisi tanda / mark di LJK). Pilihannya adalah menggunakan software, baik software buatan anak negeri sendiri, ato software import dari luar yang harganya cukup bersaing.

Salah satu software mahal yang bisa dipake untuk cek UAN, adalah Cardiff Teleform. What??? Mahal??? Kita selalu melihat dari sisi mahalnya. Tapi kalau kita lihat skalabilitas, reliabilitas, dan keuntungan untuk ke depan, jelas jauh lebih murah menggunakan software ini. More, Teleform gak cuma OMR! OCR, ICR, Barcode Reader, AutoMerge Publisher, Image Capture, Manageable Paper Data, dan banyak lagi kelebihannya.

Ada 3 engine utama yang ada di dalam Teleform, penjelasan di bawah ini

1. OMR (Optical Mark Reader) :: Engine yang membaca posisi, tingkat ketebalan, luas area dari titik hitam / tanda di dalam lembar kertas. Contoh seperti LJK. Mark / tanda bisa bermacam-macam, tidak hanya titik atau menghitamkan area, namun tanda centang, tanda lingkaran dapat juga dibaca Teleform.
2. OCR :: Engine yang mampu menterjemahkan handwriting / tulisan tangan atau machine-print / huruf cetak printer yang direpresentasikan dalam bentuk gambar / image menjadi karakter ASCII komputer berdasarkan bentuk. Makin besar tulisan dan makin jarang jaraknya, makin mudah dibaca oleh Teleform. Ketentuan OCR, bebas menentukan berapa karakter per area yang akan dibaca (tidak terikat jumlah karakter).
3. Intelligent Character Reader (ICR) :: Pada prinsipnya sama persis seperti OCR, hanya bedanya terletak pada cara pembacaan / reader engine. OCR membaca per area, dan tidak terikat jarak, jumlah karakter, dan besaran luas area yang dibaca. ICR ini sangat terbatas hanya pada 1 huruf per 1 area / kotak. Sehingga pembacaan bisa jauh lebih optimal.

Jadi apa untungnya pake Teleform? Gak ada untungnya kalo kamu pake pemrosesan data emang masih pake manual, ato emang merencanakan menggunakan manual dan menghindari data elektronik (database). Gak ada untungnya juga beli software ini cm buat proses 2 ato 3 lembar kertas aja. Jadi letak untungnya ada di skalabilitas, penggunaan dalam jumlah besar, seperti untuk pemrosesan data UAN, survey skala propinsi ato skala nasional, pendaftaran SPMB, pendaftaran CPNS, test CPNS, try out, dan berbagai macam proyek skala besar.

Jika kita bisa menguasai keseluruhan dari proses Teleform, tentunya bukan hal yang sulit untuk memproses ribuan lembaran LJK dalam waktu 1 hari, tanpa harus mengkoreksi manual. Mesin yang menjalankan, kita yang merancang.

On the next blog post, nantinya akan kita bahas satu persatu tips dan trik cara mengoptimalkan software canggih ini. Mahal gak canggih, banyak...! Mahal tapi canggih, ya Teleform ini....